Destrucción de Documento (físicos) | Técnicas y los beneficios

Destrucción de Documento (físicos) | Técnicas y los beneficios

 

Los documentos en la basura, es lo mismo que regalar información. Las empresas no se deben permitir el almacenar información que no sirva o que sea obsoleta, pero por el hecho de que esta información es obsoleta para la empresa, no quiere decir que también lo sea para un atacante, un criminal o un espía, por este motivo la información no debe de ser tirada como si fuese desperdicio.

Todas las empresas deben de tener y aplicar un método, para la eliminación de documentos, información y datos que sea seguro y preciso el cual este supervisado por pocas personas de la misma forma pocas personas deben de tener acceso a estos documentos para evitar robos o extravíos de los mismos.

Se deben de analizar y emplear diferentes técnicas dependiendo del tipo de información que será eliminada.

Técnicas para eliminar documentos:

  • Contenedores cerrados con códigos de barras.
  • Servicios de destrucción de documentos profesionales.
  • Vehículos monitoreados por GPS de destrucción de documentos
  • Destrucción de documentación dentro de cuartos vigilados por cámaras de seguridad dentro de la misma empresa.
  • Destrucción de documentos utilizando trituradoras industriales que hagan irreconocibles los documentos así mismo no se puedan reconstruir.
  • Certificados de la destrucción de documentos que muestren los números de serie de los contenedores y recogida de documentación.
  • Bañar la documentación en acido que elimine la tinta de los documentos para hacerlos irreconocibles, posteriormente pueden ser triturados.
  • Cuartos de incineración.

 

Sin embargo tenemos un factor un tanto incomodo, las regulación federales actuales no presentan un inconveniente, pues por la regulación federal las empresas están obligadas a identificar los documentos antes de su eliminación, y por desgracia esta es una norma que las empresas deben mantener sí o sí.

Sin embargo, siempre se recomienda que se empleen empresas enfocadas a la destrucción de documentos, por los siguientes motivos:

 

  • Ahorro – No se debe de invertir en trituradoras, ni en infraestructura de cuartos y equipos enfocada a esta labor (en casos muy especiales se puede optar por tener este tipo de cuartos) y también se evita contratar personal, que solo se enfocara en este departamento.
  • Productividad – Los empleados son más productivos, al tener que hacer su trabajo y no enfocarse en tareas extra.
  • Seguridad de la empresa – La empresa asegura su información de empleados curiosos o malintencionados, pues evita que empleados vena información muy delicada.
  • Cumplimiento – Eliminar documentos dentro de la empresa, implica que no se pueda manejar grandes cantidades de documentación, esto implica un proceso lento en la eliminación de los documentos, esto hace que los empleados eludan esta tarea.
  • Seguridad – No se pone en riesgo la salud o bienestar físico de los empleados al momento de que estos eliminen documentación, pues puede escucharse algo ridículo, pero existe la posibilidad de un accidente.

También implementar los servicios de eliminación de documentación de empresas enfocadas a esa tarea resulta mucho mejor, pues a pesar de que se habla de tener un gasto, al contratar una empresa de este tipo, será considerado mucho menor, si se trata de implementar en la misma empresa.

Pues puede que la empresa que brinde sus servicios para esta tarea, tenga planes, procesos, normas, infraestructura que le ayude a llevar a cabo este trabajo, incluso se debe contemplar la contaminación del medio ambiente. Un buen ejemplo http://dimdestruccion.com/ventajas/

Eliminación de documentos personales

Dejando de lado, los métodos que las empresas pueden utilizar para eliminar su información, pasaremos al mismo principio pero de una persona común y corriente, un civil.

Prácticamente tirar algún tipo de documento que contenga información a la basura es un riesgo muy grande, y lamentablemente es algo que muchas personas hacen.

Pero cuál es la información en documentos que las personas tiran a la basura. A continuación se muestra una lista de la documentación más común que tiran las personas:

  • Documentos sin “importancia” del trabajo o la escuela.
  • Fotocopias de documentos, que pueden resultar inservibles.
  • Anotaciones de temas varios, así como el tirar libretas con apuntes innecesarios.
  • Tickets de compras, depósitos o retiros

 

Esta es una lista muy mínima del tipo de documentos que las personas tiran a la basura y de la misma facilidad con la que tiran esta documentación pueden llegar personas mal intencionadas y hacer un mal uso de esta información, esto incluye hasta cierto punto la basura de las personas, pues uniendo la basura común y la documentación que se va en la basura un criminal puede hacer una recopilación de las ocas que compra o consume su objetivo.

¿Cuál sería la mejor manera de eliminar la documentación, sin poner en riesgo la integridad de la misma?

A continuación se describen unos tips que nos pueden ayudar o ser de utilidad.

1.- Verificar que documentos son los que se están desechando.

2.- Tachar o quemar la sección de un documento que contenga información muy importante

3.- Verificar que los tickets no lleven información delicada, como números de tarjetas de crédito, o números telefónicos, nombres, direcciones, etc.

4.- Si es posible llevar directamente los documentos a empresas recicladoras, teniendo él cuenta los puntos anteriormente mencionados.

Teniendo esto en cuenta, tenemos una idea más amplia de que es lo que tiramos a la basura y cómo podemos tratar los documentos al momento de desecharlos.